Restez maitre de vos réunions !

Aujourd’hui, nous allons aborder le sujet de la « réunion », que ce soit dans notre vie privée ou notre vie professionnelle, nous sommes très souvent amenés à nous réunir, au final seuls les participants, le contenu et les objectifs changent !

Nous avons déjà tous eu un agenda débordant de réunion ou croiser un collègue de travail dans un couloir « Tu fais quoi après ? », « J’ai une réunion ! ». Certains parleront de dictature de la réunion ou de « réunionite aiguë ». Quoi qu’il en soit se réunir ou planifier des réunions est primordial au sein d’une organisation mais afin qu’elles soient efficaces, il est important de respecter quelques règles (au risque d’expérimenter une baisse de la fréquentation de vos réunions ou de voir une stagnation des sujets abordés lors de vos réunions car ces dernières sont totalement inefficaces).

Une réunion = un objectif

Tout d’abord, chaque réunion doit avoir un objectif précis, il doit être possible de dire « J’organise cette réunion pour…. ». Et vous devez être en mesure d’évaluer si cet objectif a été atteint à la fin de votre réunion. Sans objectif précis et ciblé, le fait de se réunir restera stérile et inutile. Car au final, quels sont les objectifs d’une réunion ?

  • Créer des liens dans une équipe (par exemple, une réunion de service ou une réunion entre plusieurs départements qui travaillent souvent ensemble mais qui ne se rencontrent pas souvent physiquement)

équipe

  • Communiquer des informations (tous les ans, vous pouvez par exemple avoir une réunion où les objectifs de la société vous sont présentés)communication
  • Rassembler des informations, réfléchir et prendre des décisions (Je pense que ce sont ces réunions qui prédominent, nous pourrions par exemple citer les comités de pilotage où plusieurs acteurs amènent de l’information afin de prendre une décision partagée et cohérente).
réflexion

Bien sûr, votre réunion peut avoir un ou plusieurs de ces objectifs mais dans ce cas, il faut en avoir bien conscience et le définir avant.

Car au final, quelles sont les situations que nous rencontrons souvent ?

  • La réunion dérive car une ou plusieurs personnes évoquent des sujets qui ne sont pas à l’ordre du jour. Et de fil en aiguille, la réunion s’éparpille et les autres participants se démotivent.

Pour qu’une réunion se passe bien, il faut sélectionner les bons participants (oui oui comme dans un entretien d’embauche) et ne pas inviter trop de monde. Car non ! ce n’est pas parce qu’on est beaucoup que nous aurons plus d’idée, souvent l’effet inverse se produit.

N’oubliez pas, vous êtes le maitre de vos réunions, si une personne dérive, rappelez lui simplement et amicalement les objectifs et poursuivez.

  • La réunion est peu productive car les participants interagissent peu (ou à l’inverse il y a trop d’information et il devient très difficile d’avoir une ligne directrice).  

ennui réunion

Ici également, il peut s’agir d’un mauvais casting à la sélection des participants ou la réunion est organisée trop tôt et il n’y a pas assez d’éléments pour avancer ou vous avez oublié d’envoyer l’ordre du jour suffisamment tôt et les participants n’ont pas eu le temps de préparer la réunion (pas bien !). Bref, si vous avez les bons participants et un niveau d’information assez conséquent, la réunion doit avancer normalement et l’interaction doit être bonne au niveau du groupe de travail.

Enfin et bien sur, chaque point évoqué dans l’ordre du jour doit donner lieu à un plan d’action dans lequel il doit être possible d’identifier rapidement qui fait quoi ? quand ? et comment ? Veillez également à ce que les personnes responsables des actions rendent compte de leur avancement régulièrement.

Donc pour que votre réunion se passe bien et que votre objectif initial soit atteint :

  • Ayez un objectif précis avant de planifier votre réunion,
  • Sélectionnez avec soins vos participants (car cela peut également être frustrant pour un salarié d’être convié à une réunion à laquelle il n’a rien à apporter)
  • Restreignez le nombre de personnes invitées et la durée de la réunion,
  • Envoyez l’ordre du jour suffisamment tôt afin que les participants puissent préparer leur discours,
  • Commencez toujours à l’heure et n’attendez jamais les retardataires,
  • Sachez à l’avance qui va envoyer le compte rendu et envoyez le dans les jours qui suivent la réunion,
  • Chaque point présent dans l’ordre du jour doit mener à une ou plusieurs actions (qui ? quoi ? quand ? comment? )
  • Restez maitre de votre réunion, si vos réunions n’avancent pas, vous en êtes responsable,
  • Soyez en mesure de savoir si votre objectif a été atteint à la fin de réunion,

Les réunions les plus courtes sont les meilleures

Dans son ouvrage, « Les 100 règles d’or du management », Richard Templar conseille de planifier les réunions en fin de journée (lorsque les participant ressentent l’envie de partir et rentrer chez eux) avec des chaises inconfortables afin de restreindre leur durée. Je trouve cette approche un peu rigide même si certaines organisations ont mis en place la réunion débout (encore pire mais certainement efficace) !

réunion debout

Je vous souhaite de réussir votre prochaine réunion, moi j’y retourne !

Eddy B.

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