Le chef de projets : un caméléon dans son organisation

Nous gérons tous des projets dans notre vie privée ou professionnelle, certaines personnes ont en plus décidé d’en faire leur métier et c’est mon cas ! Je suis actuellement chef de projets et même s’il n’est pas toujours facile de décrire son métier, je vais tout de même vous décrire un des aspects les plus challengeant mais également le plus passionnant : la gestion du changement.

« Gestion du changement », « Conduite du changement », « Accompagnement au changement » ou encore « Pilote de l’innovation », tant de termes pour décrire une réalité : les entreprises se situent dans un environnement évolutif, compétitif et innovant au sein duquel le ou plutôt les changements sont cruciaux. Par conséquent, toutes les entreprises sont amenées à gérer le changement au sein de leur structure.

gestion du changement

Et à chaque fois que je dois déployer un projet, je sais que ce point est fondamental, vous pouvez avoir conçu le meilleur produit de votre époque, si vous n’avez personne pour l’acheter, tous vos efforts auront été vains ! J’ai donc mis en place un ensemble de techniques qui me permettent de faciliter l’acceptation des changements induits par la mise en œuvre d’un nouveau projet et à réduire les facteurs de rejet et de résistance.

Impliquer les utilisateurs finaux

Dès la phase de création du cahier des charges, j’implique systématiquement les utilisateurs finaux afin de leur expliquer les objectifs du projet. A ce stade, ils ont de multiples interrogations et il est important d’y répondre avec honnêteté et objectivité. Un salarié travaillant dans un département finance n’aura pas les mêmes questions qu’un salarié travaillant dans un département informatique. Chaque personne va avoir des attentes différentes en fonction de son parcours et sa sensibilité. Il faut donc s’adapter et bien connaitre son produit (oui un chef de projet est un commercial car son projet est son produit) afin de livrer des réponses claires et compréhensibles par tous.

réunion acteurs projet

Sur un projet de création d’une application mobile embarquée sur un terminal de type PDA (Personal Digital Assistant), la phase de conception a duré 3 mois : plus d’une cinquantaine de réunions/présentations (physiques et/ou téléphoniques) ont été réalisées avec les parties prenantes (département transport/contrôle de gestion/fournisseur de technologies/informatique…) afin de bien comprendre le besoin des utilisateurs, ce qui a permis de livrer un produit final correspondant à leurs attentes.

Résultat : très peu d’écart entre le cahier des charges envoyé au fournisseur missionné pour développer l’application et la solution qui a finalement été mise en production ! Certes, nous pourrions dire qu’un temps non négligeable a été alloué à la conception du produit mais des économies de coûts ont également été générées par la suite car il y a eu très peu de retour en arrière lors du déploiement du projet !

Donc ma première méthode pour bien gérer le changement lié au déploiement d’un projet : impliquer systématiquement les utilisateurs finaux, répondre à leurs interrogations, tenir compte de leur besoin et leur attente, ne pas négliger leur avis et leur point de vue. A chaque fois que je suis trop sûr de moi, je sais que je me trompe, il faut que je retourne à la source : les utilisateurs finaux.

utilisateurs finaux

Communiquer sur son projet

Puis il y a la communication, un exercice que je pensais simple et qui en fait est complexe car communiquer demande de l’agilité. On ne communique pas de la même manière avec un technicien et un manager : l’un va attendre des détails précis et pointus, l’autre attendra les grandes lignes du projet pour aiguiser sa vision à moyen/long terme. On ne communique pas non plus de la même manière par écrit (mail) ou par oral, il est très important de garder un lien direct avec les équipes, le mail est important, il permet de garder un suivi du projet mais les points projets avec les différentes équipes doivent être prioritaires. L’aspect informel est très important en termes de communication, il ne doit pas être négligé, j’ai pu parfois éviter de grosses erreurs juste en écoutant les conseils d’un conducteur à la machine à café ! On ne communique pas non plus de la même manière à l’international, la culture des personnes impliquées dans le projet est parfois différente et il faut en tenir compte. En France par exemple nous avons la fameuse tradition de la bise, mais en Angleterre on serre la main !

Bref, pour bien changer, il faut savoir communiquer sur l’avancement de son projet avec les acteurs impliqués, ils doivent se sentir informés et libre de s’exprimer à tout moment. Nous détestons tous avoir l’information au dernier moment lorsque toutes les décisions ont été prises en amont. Donc pour faciliter l’acceptation du projet et comme un bon commercial, il faut communiquer sur son produit !

communication projet

 

La formation

Enfin, la formation car une fois que la voiture a été vendue, il faut s’assurer que l’utilisateur sache la conduire et la manœuvrer. La formation est un aspect très important, c’est le moment où il faut prendre le temps d’expliquer le fonctionnement du process, répondre aux différentes questions et être pédagogue. J’utilise très souvent la comparaison et la métaphore (et oui j’adapte ma communication !) afin que les personnes formées comprennent mieux et plus vite de quoi il s’agit.

Afin de faciliter la compréhension, j’utilise plusieurs type de médias, certains sont plutôt papiers, je crée donc des guides utilisateurs imprimables, d’autres préfèrent l’interaction, j’ai donc développé le tutoriel interactif audio-vidéo. Puis, il faut évaluer les connaissances des participants, j’utilise le quizz sous forme de QCM puis j’envoie un mail avec le résultat et les réponses du questionnaire. En général, je sais que j’ai réussi une formation lorsque les participants partent informés et motivés !

formation

En conclusion, la gestion du changement est déterminante dans la réussite d’un projet. 70 % des changements organisationnels n’atteignent pas leurs objectifs car le facteur humain n’est pas assez pris en considération. L’implication des utilisateurs et de manière plus large de l’ensemble des parties prenantes est un des facteurs clés de réussite, la communication sur l’ensemble des aspects du projet devra être constante et ciblée et les formations devront être anticipées, évaluées et suivies dans le temps.

Le chef de projet doit impliquer, communiquer et former. Il joue aussi un rôle de commercial au sein de son entreprise, il doit expliquer, comprendre et convaincre. Il doit s’adapter à son milieu et à son environnement, en conclusion, il est un véritable caméléon au sein de son organisation.

caméléon

Eddy B.

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